Hotel Narvil w Serocku

Wyniki ogólnopolskich badań rynku spotkań biznesowych wykonanych na zlecenie Hotelu Narvil określają, na czym najbardziej zależy organizatorom biznesowych spotkań i na jakie budżety mogą liczyć obiekty konferencyjne i hotelowe. Czy w corocznym wyścigu o klientów biznesowych najważniejsza jest cena czy jakość usług? Jakie budżety przeznaczają firmy na spotkania biznesowe? Jakie znaczenie mają usługi niestandardowe? Na te pytania starali się odpowiedzieć przedsiębiorcy z całej Polski w pierwszej edycji ogólnopolskich badań wykonanych przez IBRiS na zlecenie Hotelu Narvil pt.: „Rynek spotkań biznesowych pod lupą: Kto? Co? I gdzie?”

Milionowe budżety

Po wakacjach biznes w wielu branżach odżywa. Wrzesień i październik to miesiące, w których widać zwiększony ruch w obiektach konferencyjnych. Zgodnie z wynikami badań zaledwie 9% firm planuje organizacje takiego wydarzenia w wakacje, natomiast aż 26% przebadanych firm planuje takie wydarzenia we wrześniu. Po wakacyjnym uśpieniu spowodowanym okresem urlopowym, jesienią firmy chętniej organizują konferencje, szkolenia, spotkania ze współpracownikami czy spotkania zarządów.

Hotel Warszawianka w Jachrance

Z badań przeprowadzonych przez IBRiS dla Hotelu Narvil wynika, że budżety na takie wydarzenia mogą przekroczyć nawet milion złotych. 50% przedsiębiorstw w Polsce wydaje do 100 000 zł w trakcie jesiennego szczytu konferencyjnego. 3% firm przeznacza na ten cel ponad milion złotych. – Łączny jesienny budżet konferencyjny dostępny na rynku szacowany jest nawet na kilkadziesiąt milionów złotych. Warto wspomnieć również, że obecny udział przemysłu spotkań w PKD w Polsce waha się w okolicach 2% – ocenia Anna Nowakowska, manager ds. kluczowych klientów w Hotelu Narvil Conference & Spa, blogerka (StrefaMICE.pl) oraz członek zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej w Polsce.

Planowanie wydarzenia i poszukiwanie idealnego obiektu

W Polsce duże wydarzenia firmowe planowane są ze sporym wyprzedzeniem. Klienci chcą mieć możliwość porównania ofert i wybrania najkorzystniejszej z nich. Prawie połowa (bo aż 45%) z przebadanych firm rozpoczyna planowanie konferencji lub biznesowego spotkania na 1-3 miesięcy przed wydarzeniem. Co piąta firma (22%) planuje takie wydarzenia nawet z półrocznym wyprzedzeniem (3-6 miesięcy przed wydarzeniem). 72% firm samodzielnie poszukuje obiektu do zorganizowania konferencji, często posługując się w tym celu materiałami reklamowymi. Ponad połowa z nich (52%) wyszukuje obiektu za pomocą wyszukiwarek internetowych. Zaledwie 15% przedsiębiorstw korzysta z ofert, które przesyłają do nich obiekty hotelowe i konferencyjne.

– Szczyt konferencyjny to duże wyzwanie dla działów aktywnej sprzedaży. 28% firm kontaktuje się z obiektami, z którymi już wcześniej miały okazję współpracować. Dlatego nasi pracownicy starają się przedstawić ofertę w unikatowy sposób i nawiązać bezpośrednie relacje z potencjalnym klientem. Duża konkurencja na rynku sprawia, że klienci są przytłoczeni ilością ofert spływających na skrzynki mailowe lub telefonicznie. Duża część firm szuka ofert samodzielnie, dlatego nie można zapominać o nowoczesnych formach sprzedaży poprzez inne kanały komunikacji prowadzone przez działy: marketingu, reklamy, promocji i PR. Dzięki temu jesteśmy widoczni i docieramy do osób, które aktywnie poszukują miejsca na wydarzenie biznesowe – dodaje Grażyna Kowalczyk, dyrektor generalny Hotelu Narvil Conference & Spa, Hotelarz Roku 2014.

Kryteria wyboru miejsca

Cena to decydujące kryterium przy wyborze miejsca na konferencję lub spotkanie biznesowe. 80% respondentów badania wybrało ten faktor, jako priorytetowe kryterium wyboru. Kolejna jest jakość kuchni, która stanowi ważny element dla niemal połowy przebadanych firm (48%). Tak samo oceniona została łatwość dojazdu do obiektu. Jednak najniższa cena nie idzie w parze z zaniżaniem standardu poszukiwanych usług. Ilość gwiazdek określających standard hotelu to jedno z głównych kryteriów dla co czwartej przebadanej firmy, a 39% zwraca na nie uwagę przy wyborze oferty.

Hotel Gołębiewski w Karpaczu

– Cena i kuchnia to ważne kryteria wyboru oferty. Jednak klienci biznesowi nie poszukują najniższej oferty za wszelką cenę. Standard obiektu musi iść w parze z ceną. Wysoki standard i obsługa miejsca to kryteria, które spowodowały wybór oferty danego obiektu przez 38% firm podczas planowania przez nie ostatniego wydarzenia. W naszym hotelu staramy się również oferować niestandardowe usługi dla klienta biznesowego. Pod koniec ubiegłego roku otworzyliśmy unikatową i designerską przestrzeń kulinarną – Studio Aruana, w której można kreatywnie spędzić czas w małym gronie. Wspólne gotowanie z szefami kuchni i możliwość degustacji przygotowanych potraw tworzy wyjątkowy klimat spotkania biznesowego i pozwala w niestandardowy sposób spędzić czas z partnerami biznesowymi – ocenia Grażyna Kowalczyk.

Hotele i obiekty konferencyjne zabiegają również o powrót klientów do obiektu przy okazji kolejnego wydarzenia. Po przeanalizowaniu danych wewnętrznych Hotelu Narvil wynika, iż możliwe jest zorganizowanie wydarzenia dla tego samego klienta maksymalnie do 3 razy w jednym obiekcie (pod rząd). Dlatego tak ważne jest pierwsze wrażenie i ciągłe podnoszenie wysokiego standardu usług.

Badanie rynku usług hotelowo-konferencyjnych w Polsce zostało wykonane w I kwartale 2016 roku przez Instytut IBRiS na zlecenie Hotelu Narvil Conference & Spa na próbie 600 przedsiębiorstw (w tym w 100 mikro i 500 małych, średnich oraz dużych przedsiębiorstwach). 

Oto lista najlepszych hoteli konferencyjnych w Polsce zdaniem portalu Tripadvisor.com.

Odpowiednie miejsce można również znaleźć dzięki wyszukiwarce Konferencje.pl lub Miejscakonferencyjne.pl.